Cumartesi sabahı saat 10:00 randevusu olan müşteri koltuğa 10:25'te oturuyorsa, sorun genelde ondan önceki randevulardadır. Saat 9:00'daki müşteri deftere "saç kesimi" diye yazılmıştı, gelince "Abi sakalı da alalım, kaşlara da bir bak" dedi. 9:30'daki müşteri telefonundan bir model gösterdi, konuşma uzadı, kesim de uzadı. Öğlene doğru kapıda iki kişi bekliyor, biri saatine bakıyor.
Birçok dükkanda randevu defteri yarım saatlik çizgilerle tutulur ve her hizmet o çizgiye sığdırılmaya çalışılır. Ama çocuk tıraşı ile saç boyası aynı süreyi tutmaz. Ustanın elindeki fade kesim ile kalfanın aynı kesimi de aynı dakikada bitmez.
Aşağıda hizmet sürelerini nasıl ölçeceğinizi, saç ve sakalı birlikte alan müşteriyi nasıl yazacağınızı ve gün içine nefes payını nereye koyacağınızı anlatıyorum.
Yarım saatlik bloklar neden kayıyor
Kayma çoğu zaman tek bir büyük gecikmeden gelmez. Her randevuda 5-10 dakikalık küçük taşmalar olur: önlük takılır, müşteri yıkamaya geçer, ödeme sırasında iki laf edilir, koltuk süpürülür. Bunların hiçbiri tek başına dikkat çekmez.
Sorun bu taşmaların gün boyu üst üste binmesidir. Sabah 8 dakika geride kalan usta öğleden sonra bir saatten fazla geride olur ve akşam son müşteriyi ya bekletir ya da aceleye getirir.
Bu hesabı kendi dükkanınız için yaptığınızda, gün sonunda neden yemek molasının kaybolduğu daha net görünür. Çözüm ustayı hızlandırmak olmaz. Randevuya yazılan süreyi işin gerçek süresine yaklaştırmak gerekir.
Gecikmenin bir de görünmeyen bedeli var. Yarım saat bekleyen müşteri o gün bir şey demeyebilir ama bir dahaki sefere "nasılsa bekleteceksiniz" diyerek kendisi de geç gelir. Geç gelen müşteri de sonraki randevuyu kaydırır ve döngü kendini besler.
Önce bir hafta boyunca gerçek süreleri ölçün
Elinizdeki süreler büyük ihtimalle tahmindir. "Saç kesimi yarım saat sürer" cümlesi yıllardır söylendiği için doğru sanılır. Bir hafta boyunca her işin başlangıç ve bitiş saatini not edin, defterin kenarı bunun için yeter.
Not alırken şunlara dikkat edin:
- Müşterinin koltuğa oturduğu saati değil, sizin işe başladığınız saati yazın. Bekleme ayrı bir konudur.
- Bitişi, müşteri kalktıktan sonra koltuk ve önlük bir sonraki müşteriye hazır olduğunda yazın.
- Ustayı, kalfayı ve çırağı ayrı ayrı not edin. Aynı hizmet kişiden kişiye 10 dakika değişebilir.
- Yıkama yapılan ve yapılmayan kesimleri ayırın.
- Konuşmanın uzadığı, model seçildiği ilk ziyaretleri işaretleyin. Yeni müşteride süre hep biraz uzundur.
Hafta sonunda her hizmet için ortalama bir süre çıkar. En uzun iki üç örneği bir kenara koyun, onlar istisnadır. Kalanların ortalaması sizin gerçek sürenizdir.
Ölçümü sıradan bir haftada yapın. Bayram öncesi ya da düğün sezonunun en yoğun haftası iyi bir örnek olmaz, çünkü o günlerde herkes hızlı çalışır ve süreler olduğundan kısa çıkar. Kalfaya da ölçümün neden yapıldığını anlatın. Kronometre tutulduğunu düşünen kalfa aceleye kaçar, kesimin kalitesi düşer ve elinizdeki rakam yine gerçeği göstermez.
Hizmet listesini sürelere göre yeniden yazın
Ölçtüğünüz sürelerle hizmet listesini baştan yazın. Örneğin bir dükkanda tablo şöyle çıkabilir: saç kesimi 30 dakika, sakal tıraşı 20 dakika, saç ve sakal birlikte 45 dakika, çocuk tıraşı 20 dakika, sıcak havlulu ustura tıraşı 30 dakika, saç boyası 75 dakika. Bunlar örnektir, sizin rakamlarınız farklı olacaktır.
Burada dikkat edilecek nokta, saç ve sakalı ayrı bir hizmet olarak tanımlamaktır. 30 ile 20'yi toplayıp 50 dakika yazmak çoğu zaman fazladır, çünkü önlük bir kez takılır, müşteri bir kez oturur. Öte yandan sakal şekillendirmede ustura ve sıcak havlu kullanılıyorsa süre uzar. Ölçtüğünüz rakamı kullanın.
Usta ile kalfa arasındaki fark büyükse, aynı hizmeti iki kişi için farklı süreyle düşünün. Kalfanın saç kesimini 40 dakika yazmak ona da müşteriye de rahatlık verir. Kalfa hızlandıkça bu süreyi kısaltırsınız.
Saç ve sakal birlikte gelince ne yapmalı
Sürenin en çok kaydığı an, saç kesimi için gelen müşterinin koltukta "sakalı da alalım" demesidir. Bunu tamamen önleyemezsiniz ama azaltabilirsiniz.
Randevuyu telefonla alırken tek bir soru eklemek işe yarar: "Sakal da var mı?" Düzenli müşterinizin alışkanlığını zaten biliyorsunuzdur. Ahmet Bey her seferinde sakal da yaptırıyorsa, onun randevusunu baştan 45 dakika yazın.
Koltukta eklenen sakal için de bir kural koyun. Sonraki randevuya 15 dakikadan fazla boşluk varsa yapılır. Boşluk yoksa müşteriye kibarca durum söylenir: "Arkada randevum var, sakalı şimdi kısaca düzelteyim, tam bakımı haftaya yapalım." Çoğu müşteri bunu anlar, çünkü kendisi de saatinde girmek istediği randevuda bekletilmeyi sevmez.
Bu kuralı dükkandaki herkes aynı şekilde uygulamalı. Usta "olur, yaparız" derken kalfa müşteriyi geri çeviriyorsa, müşteri bir dahaki sefere hep ustaya gitmek ister ve ustanın takvimi daha da sıkışır.
Damat tıraşı, bakım paketi gibi uzun işler için de ayrı süre tanımlayın. Düğün sezonunda bir damat tıraşının yarım saatlik iki bloğa sıkıştırıldığı gün, akşamki bütün randevular kayar.
Boya ve bakımda bekleme süresini planlayın
Saç boyası ve sakal boyası randevunun tamamında ustanın elini meşgul etmez. Boya sürülür, sonra 20-30 dakika beklenir, ardından yıkama ve kurutma gelir. Defterde bu süreyi tek parça dolu yazmak, ustanın yarım saat boş durmasına yol açar.
Bekleme süresini kullanmak için randevuyu iki parça gibi düşünün. Boyanın sürüldüğü ilk 15-20 dakika usta doludur, bekleme sırasında aynı usta kısa bir iş alabilir: bir sakal tıraşı ya da çocuk tıraşı. Sonra boyalı müşteriye geri döner.
Bunu yaparken iki şeye dikkat edin. Bekleme arasına sığdırılan iş, bekleme süresinden kısa olmalı. Boyanın süresi dolduğunda usta başka müşterinin ortasında kalırsa boya fazla bekler. Bir de cilt hassasiyeti ya da önceki boyada yaşanan bir tepki varsa bunu müşterinin kaydına not edin. Boya randevusu geldiğinde not önünüzde olsun.
Gün içine tampon ve mola koyun
Süreleri ne kadar iyi ölçerseniz ölçün, bazı randevular yine uzayacak. Geç gelen müşteri, model değiştiren müşteri, kapıdan "beş dakikalık bir iş" için giren tanıdık hep olacak. Bunun için gün içine bilerek boşluk bırakın.
Pratik bir düzen şöyle olabilir: sabah ve öğleden sonra birer adet 15 dakikalık boşluk, öğle arası için kapalı 30-45 dakika. Cumartesi gibi yoğun günlerde bu boşlukları kaldırmak cazip gelir ama en çok kayma da o günlerde olur. Boşluk kullanılmazsa usta çayını içer, kullanılırsa gün kurtulur.
Boşluğun yeri de önemlidir. En iyi yer, uzun ve sonucu belirsiz işlerin hemen arkasıdır: ilk kez gelen müşterinin model kesiminden ya da boya randevusundan sonra. Günün ilk saatine tampon koymak çoğu zaman boşa gider, çünkü sabah henüz kayacak bir şey yoktur.
Online randevu alıyorsanız süre ayarı daha da önemli olur, çünkü müşteri boş görünen her saate randevu alır. Planla ile her hizmetin süresini ve ücretini ayrı tanımlarsınız. Randevu sayfasında müşteriye gösterilen boş saatler hizmetin süresine, personele ve çalışma saatlerine göre hesaplanır. Saç ve sakal seçen müşteri, 45 dakikalık yer olmayan bir saati göremez. Öğle arası ve tampon boşlukları da zaman bloklama ile kapatılır, o saatlere randevu düşmez.
Sık Sorulan Sorular
Randevu süresine temizlik ve ödeme süresi dahil edilmeli mi?
Evet, dahil edilmeli. Koltuğun süpürülmesi, önlüğün değişmesi ve ödeme birkaç dakika sürer ve her randevuda tekrar eder. Bunları süreye katmazsanız her müşteride birkaç dakika geride kalırsınız.
Usta ile kalfa için farklı süre yazmak müşteriye garip gelir mi?
Müşteri genelde bunu fark etmez, çünkü sadece randevu saatini görür. Fark ettiğinde de kalfanın biraz daha özenli çalıştığını düşünür. Önemli olan müşterinin saatinde koltuğa oturmasıdır.
Süreleri ne sıklıkla güncellemeliyim?
Yeni bir hizmet eklediğinizde, yeni kalfa başladığında ya da gecikmeler yeniden artmaya başladığında tekrar ölçün. Planla kullanıyorsanız hizmet süresini değiştirmek yeterlidir, yeni süre sonraki randevulara uygulanır. Yılda bir iki kez kısa bir ölçüm haftası çoğu dükkan için yeter.
Randevusuz gelen müşteri bu düzeni bozmaz mı?
Tampon boşlukları biraz da bunun içindir. Randevusuz gelen müşteriye boşluk varsa hemen bakılır, yoksa ona en yakın boş saat söylenir. Randevulu müşteriyi randevusuz müşteri yüzünden bekletmemek, randevulu müşterinin tekrar randevu almasını sağlar.
Pazartesi sabahı ilk müşteriden başlayarak her işin başlangıç ve bitiş saatini defterin kenarına yazın. Cumartesi akşamı ortalamaları çıkarın ve hizmet listenizi o rakamlarla yeniden yazın.