Sabah dokuz buçukta dükkanı açıyorsunuz, iki kalfa da aynı saatte geliyor. Saat on bire kadar üç sandalyeden ikisi boş, biri çay demliyor, öbürü telefonuna bakıyor. Akşam altıdan sonra ise kapıdaki koltukta iki müşteri bekliyor, içeride biri sakal tıraşında, kalfalardan biri de "abi ben yedide çıkacaktım" diye saate bakıyor.
Bu tablo çoğu berberde aynı sebepten çıkar: çalışma saatleri dükkanın açılış ve kapanış saatine göre yazılır, müşterinin ne zaman geldiğine göre yazılmaz. Herkes sabah aynı anda gelir, akşam aynı anda yorulur.
Aşağıda kalfa ve çırak saatlerini yoğunluğa göre kurmanın, molayı sıraya koymanın ve haftalık izin gününü dağıtmanın pratik bir yolunu bulacaksınız. Örnekler 3-4 kişilik bir dükkan üzerinden, ama aynı mantık 8 kişide de işler.
Hangi saatte kaç sandalyenin dolu olduğunu yazın
Plan yapmadan önce iki hafta boyunca basit bir sayım yapın. Her saat başı kaç müşterinin koltukta, kaç müşterinin beklemede olduğunu bir kağıda yazın. Randevu defteri tutuyorsanız işiniz daha kolay, saatlere göre randevuları saymanız yeterli.
Çoğu mahalle berberinde tablo şuna benzer: sabah ilk iki saat sakin, öğleden sonra iş çıkışına doğru yükselen bir hareket, akşam 18:00 ile 20:30 arası en kalabalık saatler. Cuma ve cumartesi bütün gün dolu. Sizin dükkanınız çarşı içindeyse öğle arası, öğrenci bölgesindeyse okul çıkışı öne çıkar.
Bu sayım size şunu söyler: hangi saatte üç kişiye, hangi saatte bir kişiye ihtiyacınız var. Kalfa saatleri bu rakamın üstüne kurulur.
Kademeli giriş çıkışla gün boyu kapıyı tutmak
Herkesin dokuz buçukta gelmesi yerine girişleri kaydırın. Diyelim ki dükkan 09:30'da açılıp 21:00'de kapanıyor. Bir kalfa sabahı açar ve 18:30'da çıkar. Usta 11:00'de gelir, kapanışa kadar kalır. İkinci kalfa 12:00'de gelir, kapanışı ustayla birlikte yapar.
Bu düzende sabah sakin saatlerde tek kişi işi rahat karşılar. Akşamın en yoğun iki saatinde ise üç sandalye birden çalışır. Kimse on iki saat ayakta kalmaz.
Sabahçı kalfaya sabah işleri verin: dükkanın açılışı, havlu ve önlüklerin hazırlanması, makinelerin temizliği, erken gelen sakal tıraşları. Akşamcı kalfa da kapanışta yerleri süpürür, kasayı ustayla birlikte kapatır. İş bölümü saatle birlikte yazılınca "bunu kim yapacaktı" tartışması azalır.
Kalfalar arasında sabahçı ve akşamcı sırasını haftalık değiştirebilirsiniz. Bir hafta Emre sabahı açar, ertesi hafta Mert. Böylece akşam saatlerindeki bahşiş ve düzenli müşteri hep aynı kişiye gitmez, kimse de sürekli kapanışta kalmaktan yorulmaz.
Öğle molasını sıraya koymak
Mola saatini yazmayan dükkanda ya herkes aynı anda yemeğe çıkar ya da kimse çıkamaz. İkisi de kötü sonuç verir. İlkinde 13:00'te gelen müşteri boş dükkana girer, ikincisinde kalfa öğleden sonra dörtte ayakta bir dürüm yer, beşte de sakal tıraşında eli titrer.
Molayı sıraya koyun ve herkesin molası randevu takviminde kapalı görünsün:
- Sabahçı kalfa 13:00-13:45 arası çıkar, çünkü dört saattir çalışıyordur.
- Usta 15:00-15:45 arası çıkar, öğleden sonranın sakin anına denk gelir.
- Akşamcı kalfa 17:00-17:30 arası kısa bir mola verir, akşam yoğunluğu başlamadan.
- Çırak molasını ustasının molasıyla aynı saate almaz, dükkanda temizliği ve çayı tutan biri kalır.
Mola saatleri randevu alınabilen saatler gibi duruyorsa, telefonda ya da online randevuda o saate biri yazılır ve mola yine yenmez. Defterle çalışıyorsanız o satırları önceden çizin. Planla kullanıyorsanız zaman bloklama ile her personelin molasını kendi takviminde kapatırsınız, o saate randevu alınmaz.
Haftalık izin gününü yoğunluğa göre dağıtmak
Berberlerin çoğunda izin günü pazartesidir, çünkü dükkan o gün ya kapalıdır ya da çok sakindir. Dükkanınız pazartesi de açıksa herkesin izni aynı güne düşmesin. İki haftalık sayımınızı günlere göre toplayın, en sakin iki üç günü bulun ve izinleri oraya dağıtın.
Örnekteki gibi bir tabloda pazartesi, salı ve çarşamba izin için uygundur. Cuma ve cumartesi kimseye izin verilmez, perşembe de ancak zorunlu durumda verilir. Usta pazartesi, birinci kalfa salı, ikinci kalfa çarşamba izin yaparsa hafta içi her gün dükkanda en az iki kişi kalır.
İzin günü bir kez yazıldıktan sonra sık değişmesin. Düzenli müşteri "Emre salı yok" bilgisini öğrenir ve randevusunu ona göre alır. Değişiklik gerekiyorsa en az bir hafta önceden konuşun, o haftaya randevu almış müşterilerin kime kaydırılacağını da aynı anda kararlaştırın.
Çırağın saatleri ayrıca düşünülmeli
Çırak, kalfanın küçüğü gibi planlanınca sorun çıkar. Çırak genelde kendi başına kesim yapmaz, müşteri almaz; şampuan, fön, temizlik, havlu, çay ve ustanın yanında öğrenmeyle geçen saatleri vardır. Haftanın bir günü okula gidiyorsa o gün takvimde hiç yokmuş gibi plan yapın.
Çırağın en çok işe yaradığı saatler dükkanın en kalabalık saatleridir. Akşam üç sandalye birden dönerken saç yıkayan, yerleri süpüren, bekleyen müşteriye çay getiren biri iş hızını doğrudan artırır. Sabah sakin saatlerde ise ona öğrenme işi verin: ustanın ense kesimini izlemek, maket kafada makine çalışmak, sakal hattını alıştırmak.
Çırak yavaş yavaş müşteri almaya başlayınca ona ayrı bir sütun açın ve yalnızca kolay işleri, örneğin çocuk tıraşı ya da sakal düzeltme, onun saatlerine yazın. Süreleri de ustanınkinden biraz uzun tutun. Ustanın 30 dakikada bitirdiği kesim çırakta 45 dakika sürüyorsa takvimde 45 yazılmalı.
Saatleri takvime ve randevu sayfasına işlemek
Kâğıtta duran vardiya planı ilk yoğun cumartesi unutulur. Planın tutması için her personelin çalışma saatleri, randevuların yazıldığı yerde görünmeli. Defterde her sayfanın başına o günün kim, kaç ile kaç arası çalıştığını yazın. Tahta ya da duvar takvimi kullanıyorsanız her kalfaya ayrı renk verin.
Telefonla randevu alan kişi en sık şu hatayı yapar: müşteri "Mert'e saat onda yazar mısın" der, Mert öğlen geliyordur, ama telefona bakan bunu hatırlamaz. Sabah onda gelen müşteri boş sandalyeye bakıp beklemeye başlar.
Planla'da her personelin çalışma saatlerini ayrı tanımlarsınız. Online randevu sayfasındaki boş saatler hizmetin süresine, personele ve bu çalışma saatlerine göre hesaplanır, öğlen gelen kalfaya sabah randevusu düşmez. Her personel kendi takvimini telefonundan görür, ertesi gün kaçta ilk müşterisinin olduğunu ustaya sormaz.
Sık Sorulan Sorular
Kalfa kendi saatlerini değiştirmek isterse ne yapılmalı?
Bir hafta önceden söylemesini kural haline getirin. Değişiklik o haftaya yazılmış randevulara dokunuyorsa, bu müşterileri başka bir personele kaydırmak ya da müşteriyi arayıp saatini değiştirmek kalfanın kendi işi olsun. Böylece değişiklik isteği gelişigüzel gelmez.
Akşam geç saatlerde çalışan kalfaya ek bir şey verilmeli mi?
Bu dükkanın kendi kararıdır, ama kapanışta kalan kişinin sabahçıyla aynı toplam saati çalışmasına dikkat edin. Sabahçı ve akşamcı sırasını haftalık döndürmek, kimsenin sürekli geç çıkmamasını sağlar ve ayrıca bir ödeme konuşmasına gerek kalmayabilir.
Bayram arifesi gibi günlerde bu plan geçerli mi?
Bayram öncesi son iki üç günde kademeli giriş yerine herkes açılıştan kapanışa çalışır, izinler de o hafta verilmez. Bu günleri birkaç hafta önceden ekibe söyleyin ve izin günlerini bir sonraki haftaya kaydırın.
Tek kalfayla çalışan dükkan için bu düzen işe yarar mı?
Yarar, sadece daha basit olur. Usta ve kalfadan biri sabahı açar, diğeri öğlen gelir; molalar ve izin günleri farklı günlere yazılır. İki kişilik dükkanda önemli olan, akşam yoğunluğunda ikisinin birden içeride olması.
Bu akşam dükkanı kapatmadan önce bir kağıda saatleri alt alta yazın ve önümüzdeki iki hafta boyunca her saat başı koltuktaki ve bekleyen müşteri sayısını işaretleyin. Vardiya planını o kağıt dolunca, ekiple birlikte bir pazartesi sabahı oturup yazın.
