Ay sonu gelir, kalfanız kasanın başına dikilir ve "Bu ay primim ne kadar çıktı abi?" diye sorar. Siz deftere bakarsınız, o telefonundaki notlara bakar. İki rakam birbirini tutmaz. Salı günü yapılan bir sakal tıraşı deftere yazılmamış, cumartesi gelen damat tıraşının kime yazılacağı belli değil.
Prim tartışmalarının çoğu oranın düşük ya da yüksek olmasından çıkmaz. Kural yazılı olmadığında ve kayıt ay sonuna bırakıldığında çıkar. Yüzde kaç verirseniz verin, neyin üzerinden hesaplandığı belli değilse her ay aynı konuşma tekrar yaşanır ve iyi bir kalfa bir gün karşıdaki dükkana geçer.
Usta, kalfa ve çırağın birlikte çalıştığı bir dükkanda bu işi oturtmak için birkaç net karar yeterli. Hepsi bir A4 kağıdına sığar.
Hangi prim modeli hangi personele uyar
Berber dükkanlarında üç düzen görürsünüz. Çırak ve yeni başlayan kalfa genelde sabit maaşla çalışır, çünkü henüz kendi müşterisi yoktur ve ustanın yanında öğrenir. Bir iki yıl elini oturtmuş kalfa için en sık kullanılan düzen sabit maaş artı primdir. Kendi müşteri çevresini getiren deneyimli bir usta ise bazen sabit maaş almadan yalnızca yaptığı işin belli bir yüzdesiyle çalışır.
Sabit maaşın üstüne prim eklemek, kalfanın boş saatte telefonla oynamak yerine kapıdan giren müşteriyi karşılamasını sağlar. Yalnızca yüzdeyle çalışan usta için ise dükkanın sabit giderleri (kira, elektrik, malzeme) oran belirlenirken hesaba katılmalıdır. Aksi halde dükkan en yoğun ustasının işinden neredeyse hiç kazanmaz.
Herkese aynı modeli uygulamak zorunda değilsiniz. Çırak sabit maaşta kalırken kalfa maaş artı primle çalışabilir. Önemli olan, her kişinin kendi modelini yazılı olarak bilmesidir.
Prim neyin üzerinden hesaplanır
En basit yol kafa saymaktır: kalfa ayda kaç müşteriye baktıysa, müşteri başına sabit bir prim. Bu yöntem berberde çabuk sorun çıkarır. 20 dakikalık bir makine tıraşı ile bir buçuk saat süren saç boyası aynı sayılır ve kimse boyaya girmek istemez.
Daha adil olanı, personelin yaptığı hizmetlerden tahsil edilen tutar üzerinden yüzde vermektir. Burada üç ayrıntıyı baştan karara bağlayın:
- İndirim yapıldıysa prim indirimli fiyattan hesaplanır, liste fiyatından değil.
- Saç boyası ve keratin gibi malzemesi pahalı işlerde, malzeme payı düşüldükten sonra kalan tutar prime girer.
- Veresiye kalan ya da sonra ödenecek işin primi, para kasaya girdiği ay hesaplanır.
Ürün satışına ayrı oran
Wax, şampuan, sakal yağı gibi ürünlerde kâr marjı hizmetten düşüktür. Bu yüzden ürün primini hizmetten ayrı ve daha düşük bir oranla tutmak mantıklıdır. Ayrı oran olunca kalfa müşteriye tıraştan sonra sakal yağını göstermeyi de bir iş olarak görür ve satış raflarda beklemez.
Örnek bir ayın hesabı
Diyelim ki kalfanız Emre'ye sabit maaşın üstüne hizmet cirosundan yüzde 20, ürün satışından yüzde 10 prim veriyorsunuz. Emre ay boyunca 50.000 TL'lik saç kesimi, sakal ve bakım işi yapmış, müşterilere 4.000 TL'lik ürün satmış.
Hizmet primi 50.000 × 0,20 ile 10.000 TL eder. Ürün primi 4.000 × 0,10 ile 400 TL olur. Emre'nin o ayki primi maaşının üstüne 10.400 TL'dir. Hesap bu kadar sade olduğunda kalfa da kendi defterinden aynı rakama ulaşır.
Bazı dükkanlar bir eşik kullanır: kalfanın cirosu belli bir tutarı geçtikten sonra prim başlar. Örneğin ilk 20.000 TL maaşın karşılığı sayılır, üstü prime girer. Bu düzen yavaş ayları dükkan için güvenceye alır, ama eşiği çok yüksek koyarsanız kalfa prim alamadığı ayları kayıp sayar ve motivasyonu düşer. Eşiği geçen yılın sakin bir ayına bakarak koyun.
Ortak işler, iptaller ve özel durumlar
Asıl kavga oran yüzünden çıkmaz, "bu iş kimin" sorusundan çıkar. Ustanın saçı kestiği, kalfanın sakalı aldığı bir müşteri, ya da ustasını soran ama usta dolu olduğu için kalfaya geçen bir müşteri ay sonunda tartışma konusu olur. Bunları önceden yazın. Çoğu dükkana uyan kurallar şunlar:
- Prim hizmeti yapan kişiye yazılır, müşterinin kimi sorduğuna bakılmaz.
- Saç ve sakalı iki ayrı kişi yaptıysa her hizmet kendi fiyatıyla ayrı ayrı yazılır.
- Çırağın yaptığı yıkama ve fön için ayrı küçük bir pay belirlenir ya da bu iş çırağın maaşına dahil sayılır.
- Gelmeyen müşteriden alınan kapora dükkanındır, prime girmez.
- Müşteri beğenmediği için ücretsiz yapılan düzeltmeden prim çıkmaz.
- Damat tıraşı gibi paket işlerde paketin hangi kısmını kimin yaptığı paket satılırken not edilir.
Altıncı madde düğün sezonunda çok işe yarar. Damat paketinde saç, sakal, cilt bakımı ve fön bir arada satılır. Kimin hangi kısmı yapacağı randevu anında yazılmazsa üç hafta sonra kimse hatırlamaz.
Kaydı her gün tutmak
Prim hesabı ay sonunda yapılır ama kayıt her gün tutulmalıdır. Akşam dükkanı kapatmadan önce o günün işleri personel adına yazılmazsa, ay sonunda hafızaya güvenirsiniz ve hafıza her zaman kendi lehine çalışır. Defter kullanıyorsanız her personele ayrı sütun açın, hizmetin adını ve tahsil edilen tutarı aynı satıra yazın.
Bu kaydı randevu programına taşıdığınızda iş kolaylaşır. Planla kullanan bir dükkanda her randevu zaten bir personelin takvimine açılır, hangi hizmetin kim tarafından yapıldığı ayrıca yazılmaz. Gün içindeki gelir, gider ve alacaklar kasaya işlenir, personel primi ve paket satışları da aynı kasada tutulur. Ay sonunda deftere değil, kasadaki kayıtlara bakarsınız.
Bir kaygı da kalfanın kasayı görmesidir. Planla'da personelin neyi görüp neyi değiştirebileceğini siz ayarlarsınız: kalfa kendi takvimini görür ve randevu açabilir, kasa ve müşteri bilgileri ondan gizlenebilir. Böylece kalfanın kendi işini takip etmesi için dükkanın bütün cirosunu görmesi gerekmez.
Prim düzenini personele anlatmak
Kuralı kafanızda tutmak yetmez. Tek sayfalık bir prim yazısı hazırlayın: kimin hangi modelde çalıştığı, oranlar, malzeme payı, ortak işlerin nasıl yazıldığı ve primin ayın kaçında ödeneceği. Personelle birlikte okuyun, bir kopyasını onlara verin.
Değişiklik yapacaksanız ayın ortasında değil, yeni ay başlamadan önce söyleyin. Ayın yarısında oranı düşürmek, kalfanın geçmiş iki haftalık emeğini geriye dönük olarak küçültmek gibi algılanır. Oranı artırıyorsanız da yazılı yapın, yoksa bir sonraki ay "geçen ay öyle demiştin" konuşması başlar.
Primi her ay aynı gün ödeyin ve hesabın dökümünü kısaca gösterin. Kalfa rakamın nereden geldiğini gördüğünde itiraz etmez, eksik bir iş varsa da hemen o gün söyler.
Sık Sorulan Sorular
Çırağa prim vermeli miyim?
Çırak genelde sabit maaşla çalışır, ama küçük bir pay işe yarar. Örneğin yaptığı her yıkama ya da ilk kendi başına kestiği çocuk tıraşları için sabit küçük bir tutar belirleyebilirsiniz. Bu, çırağın işi öğrenmeye hevesli kalmasını sağlar ve hesabı karıştırmaz.
Prim kafa sayısına göre mi, ciroya göre mi hesaplanmalı?
Berberde hizmetlerin süresi ve fiyatı çok farklı olduğu için ciro üzerinden hesap daha adildir. Kafa sayısında kısa makine tıraşı ile uzun boya işi eşit sayılır. Ciroyla hesaplarken indirimli fiyatı ve malzeme payını baştan kurala bağlayın.
Müşteri ustasını sordu ama kalfa yaptı, prim kimin?
Prim işi yapan kişiye yazılır. Müşterinin kimi sorduğuna göre prim dağıtırsanız kalfa dolu saatlerde müşteri almaya isteksiz olur. Usta kendi müşterisini kaçırmak istemiyorsa çözüm randevu saatlerini düzenlemektir, primi paylaştırmak değil.
Ay sonunda personelle rakamlar tutmazsa ne yapmalıyım?
Önce o ayın kayıtlarını gün gün yan yana koyun ve farkın hangi günde çıktığını bulun. Çoğu zaman yazılmamış bir iş ya da iki kişinin ortak yaptığı bir müşteri çıkar. Bir sonraki ay için kaydı akşam kapanışta birlikte kontrol etme alışkanlığı başlatın.
Bu akşam dükkanı kapattıktan sonra geçen ayın defterini açın ve her personelin yaptığı işleri ayrı bir sayfaya toplayın. Çıkan rakamla ödediğiniz primi karşılaştırın, aradaki farkın hangi işlerden geldiğine bakın ve bu işler için kuralları tek sayfalık prim yazınıza ekleyin. Yeni ay başlamadan o sayfayı personelinizle birlikte okuyun.
