Akşam dokuzda kepenk yarıya inmiş, kalfa yerleri süpürüyor, siz de çekmecedeki parayı sayıyorsunuz. Defterde gün boyu yazılan rakamları topluyorsunuz, POS cihazından gün sonu fişini alıyorsunuz, bir de telefondan gelen havalelere bakıyorsunuz. Üçü birbirini tutmuyor. Arada 350 lira var ve kimse nereden çıktığını hatırlamıyor.
Çoğu berber dükkanında bu fark küçük olduğu için üstünde durulmaz, "yarın bakarız" denir. Ama her gün 200-300 liralık bir açık, ay sonunda kirayı ve malzeme parasını öderken hissedilir. Bu açıkların büyük kısmı kaydın gün içinde dağınık tutulmasından gelir, kimsenin cebine girmez.
Aşağıda kasanın neden tutmadığını, gün içinde neyin nasıl yazılacağını ve akşam kapanışını on dakikada nasıl bitireceğinizi adım adım anlatıyorum.
Kasa farkı genelde nereden çıkar
Bir hafta boyunca her akşam farkın sebebini aradığınızda hep aynı birkaç durumla karşılaşırsınız. Berber dükkanında en sık görülenler şunlar:
- Müşteri "kartla ödeyeyim" dedi, sonra cebinden nakit çıkardı. Deftere kart yazıldı, para çekmeceye girdi.
- IBAN'a gönderilen ödemenin dekontu müşterinin telefonunda kaldı, size sadece "attım abi" dendi.
- Kalfa bozuk para lazım diye çekmeceden 200 lira alıp markete gitti, geri koyduğunu ya da harcadığını yazmadı.
- Tanıdık bir müşteri "haftaya veririm" dedi, o an kimse not almadı.
- Saç kesimiyle birlikte bir kutu wax satıldı, deftere tek rakam yazıldı, ürün ayrı görünmedi.
- Su faturası, havlu yıkama ya da çaycının parası çekmeceden ödendi.
Bunların hiçbiri büyük bir olay değil. Sorun, hepsinin aynı gün içinde iki üç kez yaşanması ve akşam kimsenin hatırlamaması.
Bir de indirim meselesi var. Usta, yıllardır gelen bir müşteriden saç ve sakal için 600 yerine 500 lira alır, deftere fiyat listesindeki rakam yazılır. Akşam 100 liralık açık çıkar ve herkes birbirine bakar. İndirim yapmak sizin kararınız, ama yapıldığında deftere alınan gerçek tutar yazılmalı.
Ödemeyi müşteri kapıdan çıkmadan yazmak
Kasa düzeninin temeli tek bir alışkanlık: ödeme alındığı anda yazılır. "Bu müşteriyi de alayım, sonra hepsini yazarım" dendiği an iş kayar. Cumartesi öğleden sonra arka arkaya beş müşteri kalktığında hangisinin kartla, hangisinin nakit ödediğini akşam kimse ayırt edemez.
Her kayıtta dört bilgi olsun: saat, müşterinin adı ya da hizmet, tutar ve ödeme şekli. Ödeme şeklini yazmayı atlamayın. Akşam farkı bulmanızı sağlayan bilgi tam olarak budur.
Kimin yazacağını da baştan belirleyin. Tek kişilik dükkânda bu zaten sizsiniz. Usta ve iki kalfanın çalıştığı bir yerde ise ya herkes kendi müşterisini yazar ya da kasaya bakan tek kişi olur. İkisinin karışık uygulandığı dükkânda aynı ödeme ya iki kez yazılır ya hiç yazılmaz.
Defteri ya da telefonu kasanın hemen yanında tutun. Koltuktan kasaya giderken üç adım atmak gerekiyorsa sorun yok, ama defter arka odadaki rafta duruyorsa yoğun saatte kimse oraya gitmez. Kalemin bile sabit bir yeri olsun.
Nakit, kart ve havaleyi ayrı toplamak
Defterin sonunda tek bir "günlük toplam" yazmak akşam işinize yaramaz, çünkü karşılaştıracağınız üç ayrı kaynak var. Kart ödemelerini POS'un gün sonu fişiyle, havaleleri banka uygulamanızla, nakdi de çekmeceyle kontrol edersiniz. Defterde bu üçü ayrı sütunlarda toplanırsa hangi kalemde fark olduğu hemen görünür.
Nakitte bir ayrıntı daha var: sabah çekmeceye koyduğunuz bozuk para. Açılış parasını yazmayan dükkânda akşam sayılan nakit her zaman kafa karıştırır. Sabah 500 lira bozuk koyduysanız bunu ilk satıra yazın ve akşam çekmecede olması gereken parayı şöyle hesaplayın:
Sayılan para bu rakamdan azsa farkı bulmak için önce gün içindeki giderlere, sonra "kart" yazılıp nakit ödenen işlemlere bakın. Kart toplamı POS fişinden fazla, nakit de eksik çıkıyorsa sebep çoğu zaman yanlış yazılmış bir ödeme şeklidir.
Havalelerde müşteriden açıklamaya adını yazmasını isteyin. "Sakal tıraşı, Selim" gibi bir açıklama akşam eşleştirmeyi kolaylaştırır. Açıklamasız gelen 250 liranın kime ait olduğunu bulmak için bazen yarım saat geçmiş yazışmalara bakarsınız.
Çekmeceden çıkan her lira gider olarak yazılır
Berber dükkanında küçük giderler gün içinde sürekli çıkar: jilet, kolonya, boyun kağıdı, çay şekeri, havlu yıkama. Tek tek bakınca önemsiz görünürler, bu yüzden yazılmazlar. Akşam kasadaki açığın en büyük kısmı da genelde buradan gelir.
Kural basit olsun: çekmeceden para alan kişi aldığı anda yazar. Fiş varsa çekmecenin yanındaki bir zarfa konur. Fiş yoksa deftere "Çay ocağı, 150 TL" gibi bir satır yeter.
Kalfaya verilen avans da gider satırına girmeli, ama ayrı işaretlenmeli. Ay sonunda maaş ya da prim hesaplanırken bu avanslar düşülecek. Bahşiş ise kasaya hiç karışmasın. Kalfanın bahşişi kendi kavanozuna ya da cebine gider, çekmeceye girerse akşam sayım boşuna şaşar.
Kendi cebinizden yaptığınız harcamaları da unutmayın. Toptancıdan aldığınız sakal yağını kendi kartınızla ödediyseniz o gün kasaya bir gider satırı ekleyin. Yazılmazsa ay sonunda dükkânın kâr ettiğini sanırsınız, oysa o paranın bir kısmı sizin cebinizden çıkmıştır.
"Sonra öderim" diyen müşteriyi o an yazmak
Mahalle berberinde veresiye hep olur. Yıllardır gelen bir müşteri cüzdanını unutmuştur, "haftaya getiririm" der, siz de "tamam abi" dersiniz. Bu durumda yapılacak tek şey o anda adını ve tutarı yazmak.
Veresiyeyi günlük kasanın içine karıştırmayın. Defterin arka sayfasında ya da ayrı bir listede "alacaklar" diye tutun. Müşteri parayı getirdiğinde o günün kasasına gelir olarak yazılır, listedeki satırın üstü çizilir. Böylece hem günlük hesap tutar hem de kimin ne kadar borcu kaldığını unutmazsınız.
Akşam kapanışı: on dakikalık sıra
Gün boyu kayıt düzgün tutulduysa akşam kapanışı uzun sürmez. Önemli olan her akşam aynı sırayla yapmak. Sıra değişince bir adım atlanır, ertesi sabah iki günün farkını birden aramak zorunda kalırsınız.
Farkı bulamadığınız akşamlar da olacak. O zaman farkı uydurmayın, "kasa 120 TL eksik, sebep bulunamadı" diye yazın. Bir hafta sonra bu satırlara baktığınızda bir düzen görürsünüz: farklar hep cumartesi çıkıyorsa yoğunlukta kayıt atlanıyordur, hep aynı kalfanın vardiyasında çıkıyorsa onunla konuşmanız gereken bir alışkanlık vardır.
Kapanışı mümkünse kalfayla birlikte yapın. Fark çıktığında gün içinde ne olduğunu en iyi o hatırlar, siz de ertesi gün tek başınıza tahmin yürütmek zorunda kalmazsınız.
Kaydı defterden telefona taşımak
Defter çalışır, ama iki sorunu var. Islak elle tutulur, kolay kaybolur ve dükkânda değilken ne olduğunu göremezsiniz. Kalfaya dükkânı bırakıp bir günlüğüne çıktığınızda akşam hesabı ertesi sabaha kalır.
Planla gibi bir randevu programında kasa bölümü bu işi telefona taşır. Gelir, gider ve alacaklar gün içinde işlenir. Wax ya da sakal yağı satışı hizmetten ayrı kaydedildiği için hangi üründen ne kadar sattığınız da görünür. Personel primi ve paket satışları aynı kasaya işlenir, ay sonunda prim hesabı için ayrı bir kağıda gerek kalmaz.
Kalfaların randevu oluşturmasını isteyip kasayı görmesini istemiyorsanız bunu da ayarlayabilirsiniz. Planla'da personelin neyi görüp neyi değiştirebileceği belirlenir, kasa ve müşteri bilgileri personelden gizlenebilir.
Sık Sorulan Sorular
Kasa farkı küçükse her akşam aramaya değer mi?
Değer, çünkü küçük farklar birikir ve sebebi her gün aynıdır. 50 liralık farkın sebebini bir kez bulduğunuzda genelde aynı hatanın tekrarını da önlemiş olursunuz. Bulamadığınız günleri yazmanız yeterli.
Kalfanın çekmeceye dokunmasına izin vermeli miyim?
Para üstü vermek için dokunması gerekebilir, bunu yasaklamak işi yavaşlatır. Önemli olan çekmeceden para alıp harcayan herkesin aldığı anda yazmasıdır. Avans isteyen kalfaya parayı siz verin ve siz yazın.
Kart ödemelerini ayrıca saymak gerekiyor mu?
POS cihazının gün sonu raporu kart toplamını zaten verir. Yapmanız gereken, defterdeki kart toplamıyla bu fişi karşılaştırmak. İkisi tutmuyorsa ya bir ödeme yanlış türle yazılmıştır ya da hiç yazılmamıştır.
Günlük kasayı kaç gün geriye saklamalıyım?
En az bir ayı saklayın, çünkü kira, malzeme ve prim hesabı aylık yapılır. Defter kullanıyorsanız dolan defterleri atmayın. Programda tutulan kayıtlar otomatik yedeklendiği için geçmiş ayları istediğiniz an açabilirsiniz.
Bu akşam kapanıştan önce defterin yeni sayfasına üç sütun çizin: nakit, kart, havale. Yarın sabah açılış parasını ilk satıra yazıp bir hafta bu düzenle gidin, haftanın sonunda farkların hangi günlerde çıktığına bakın.
